Die Wahl des richtigen ERP-Projektes entscheidet über Kosten, Nutzen und Dauer der Einführung. Bevor Sie sich also auf ein ERP System festlegen, sollten Sie sich unbedingt folgende Fragen beantworten.

  • Welches Budget steht zur Verfügung?
  • Wie flexibel soll das ERP-System sein?
  • Welche Systeme sind für die entsprechende Branche und Anforderungen geeignet?
  • Welche Einführungsstrategie soll bevorzugt werden?

Zeit- und Budgetplanung

Bevor Sie Anfangen ein ERP-System zu suchen, sollten Sie eine gründliche Kostenanalyse durchführen. Welches Budget steht zur Verfügung? Diese klare Kostenvorgabe kann die Entscheidungen für bestimmte Anbieter und Software maßgeblich beeinflussen.

Dazu sollten Sie nicht nur die Kosten für die ERP-Software beachten. Die entsprechende Einrichtung gehört ebenso dazu, wie jeder Mitarbeiter der in Vorbereitungs- und Einführungsphase eingeplant wird.

Flexibilität entscheidend für zukünftige Kosten

Machen Sie sich in der Vorbereitung besonders Gedanken über die Anforderungen die Sie an ein ERP-System haben, aktuell und für die Zukunft. Bei der Auswahl ist besonders darauf zu achten, das alle benötigten Funktionen und Erweiterungen als Option zur Verfügung stehen.

ERP-Branchenlösungen und Bedarfsanalyse

Betriebe aus unterschiedlichen Branchen haben unterschiedliche Anforderungen an Funktionalität und Komplexität. Also müssen hier auch unterschiedliche ERP-Lösungen favorisiert werden.

Je komplexer die Prozesse sind, desto mehr Funktionen muss die ERP-Software abdecken können. Das Gleiche gilt auch umgekehrt. Maßgeschneiderte Lösungen reduzieren langfristig die Kosten und erhöhen den Nutzen.

Dazu passend unser Motto: „Passen Sie Software an das Unternehmen an, nicht umgekehrt!“.

Eine detaillierte Bestandsaufnahme ihrer Geschäftsprozesse entscheidet über den Einsatz einer geeigneten Softwarelösung.

Einführungsstrategien

Die Wahl der Einführungsstrategie entscheidet meist über die Dauer der Projekteinführung. Die Kosten sind zwar unabhängig von der Einführungsstrategie, können aber über den gesamten Einführungszeitraum verteilt werden.

Wir möchten ihnen gerne folgende zwei Strategien vorstellen:

  • Die simultane ERP-Einführung
  • Die sukzessive ERP-Einführung

Bei der simultanen ERP-Einführung, auch Big-Bang-Umstellung genannt, wird das gesamte System an einem bestimmten Termin eingeführt bzw. aktiviert. Das alte System wird parallel dazu nicht mehr verwendet und meistens deaktiviert.

Die Vorteile der simultanen Strategie sind eine kurze Dauer der Umsetzung und alle Funktionen des neuen Systems stehen direkt zur Verfügung. Die Verwendung von Schnittstellen zum alten System entfallen damit.

Allerdings besitzt diese Strategie auch Nachteile. Je komplexer ein Projekt ist, desto höher ist die Vorbereitungsphase und die damit verbundenen Gefahren. Den mit jeder Änderung an ihren Prozessabläufen steigt die fachliche Anforderung an ihre Mitarbeiter. Und da Perfektion nur in der Theorie existiert, können mit diesen Änderungen auch Fehler entstehen, die erst später zum Tragen kommen.

Bei der sukzessiven ERP-Einführung wird das neue System Modul für Modul schrittweise eingeführt, wobei das alte System gleichzeitig schrittweise abgebaut wird.

Die Vorteile der sukzessiven Strategie sind niedrigere Anforderungen an das Projektmanagement, bessere Planbarkeit der Kosten aufgrund ihrer Verteilung über einen längeren Zeitraum und die Verringerung der organisatorischen Komplexität.

Nachteilig wirkt sich aus, dass Schnittstellen zu alten Systemen geschaffen werden müssen, die sehr aufwendig und fehleranfällig sind. Außerdem wird der volle Nutzen der ERP-Einführung erst nach der vollständigen Umstellung sichtbar.

Fazit!

Es wurde gezeigt, dass für eine erfolgreiche Einführung des ERP-Systems die richtige Branchenlösung, die gewählte Einführungsstrategie und eine Kostenanalyse notwendig sind. Weitere Faktoren stellen geschultes Personal und eine für Neuerungen offene Unternehmenskultur dar. Des Weiteren spielt die Organisationsstruktur des Unternehmens eine nicht unbedeutende Rolle. Nicht zuletzt sind die richtige Auswahl des Anbieters und dessen technischer Support für den Erfolg des Projektes ausschlaggebend.